A- Elektronik Kayıt Ünitesi Kullanımına İlişkin Esaslar

213 sayılı Vergi Usul Kanununun1  Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili kılınmıştır.

Yukarıda belirtilen hükmün Bakanlığımıza verdiği yetkiye dayanılarak, dileyen mükelleflerin, 3100 sayılı Kanunda2 belirtilen ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişlerinin işletmede kalan nüshaları (kayıt ruloları) ile raporların (X, Z ve Mali Hafıza) ikinci nüshalarını aşağıdaki açıklamalar çerçevesinde elektronik kayıt ortamında saklamaları uygun görülmüştür.

1- Elektronik Kayıt Ünitesi İhtiva Eden Ödeme Kaydedici Cihazların Kullanılması

Bu Tebliğin yayımından itibaren mükellefler, raporlar (X, Z ve Mali Hafıza) ve müşteriye verilen satış fişlerinin ilk nüshasını kağıt şeride basan, ikinci nüshalarını ise (kağıt rulolar yerine) bünyelerindeki elektronik kayıt ünitesine kaydeden ödeme kaydedici cihazları da kullanabileceklerdir. Şu kadar ki gerek mevcut gerekse de yeni üretilecek veya piyasaya sürülecek olan ödeme kaydedici cihazların, bu Tebliğde yer alan açıklamalar doğrultusunda kullanılmaya başlanmasından önce, ilgili üretici veya ithalatçı kuruluşlar tarafından Bakanlığımıza onaylattırılmış olmaları şarttır. Ödeme kaydedici cihaz üretici veya ithalatçısı firmalar elektronik kayıt ünitelerinin temini konusunda her türlü önlemi almak zorundadırlar.

Elektronik kayıt yapabilme özelliğine sahip ödeme kaydedici cihazları kullanan mükellefler, bu Tebliğde sözü edilen elektronik kayıt ünitelerini (üzerinde,  kullanıldığı ödeme kaydedici cihazın sicil numarası ile elektronik kayıt ünitesinin sıra numarasının yazılı olduğu etiket yapıştırmak suretiyle) sıra dahilinde ve uygun ortamlarda Vergi Usul Kanununun defter ve belgelerin muhafaza ve ibrazı mecburiyetine ilişkin hükümleri gereği saklayacaklar ve gerektiğinde ibraz edeceklerdir.

Mükelleflerin, kullanmakta oldukları elektronik kayıt ünitesine sahip ödeme kaydedici cihazlarını bir başka mükellefe satmaları halinde, kullandıkları dönemlere ait elektronik kayıt üniteleri kendilerinde kalacak ve yukarıda belirtildiği şekilde saklanacaktır.

2- Elektronik Kayıt Ünitelerinin Özellikleri

Elektronik kayıt üniteleri aşağıdaki özellikleri taşıyacaktır.

a) Ödeme kaydedici cihazların mevcut hafıza tertibatları (günlük ve mali hafıza) dışında ayrı bir birim olacak ve mükellefler tarafından gün içerisinde cihaz kullanılmak suretiyle yapılan satışlar ile gerçekleştirilen işlemler bu üniteye otomatik olarak ve aynen kaydedilecektir.

b) Ödeme kaydedici cihazın içinde olacak ve cihaz mührü sökülmeksizin dışarıdan takılıp çıkarılabilecektir.

c) Üniteye yalnızca ait olduğu ödeme kaydedici cihaz ile kayıt yapılabilecek, bu kayıt bilgileri ödeme kaydedici cihaz tarafından denetlenebilecek ve her hangi bir değişiklik olduğu takdirde kolaylıkla anlaşılabilir yapıda olacaktır.

d) Üzerine kaydedilmiş bilgiler, harici bir enerjiye ihtiyaç duymaksızın en az 10 yıl süreyle silinemeyecektir.

e) Bir adedi en az 150.000 satırlık işlemi kaydetme kapasitesine sahip olacaktır.

f) Kapasitesinin sonlarına doğru son 1000 satırlık boşluk kaldığında, takılı olduğu ödeme kaydedici cihaz, ünitenin dolmakta olduğuna dair uyarı sinyali verecektir. Ünite tamamen dolduğunda, ödeme kaydedici cihaz hiçbir işlem kabul etmeyecektir.

g) Elektronik kayıt ünitelerine satış fişleri ve raporların ikinci nüshaları kaydedilirken ad, unvan, vergi dairesi gibi mükellef bilgileri her "Z" raporundan sonraki ilk fişte baş tarafa bir kez (istenirse her fişin başına ayrı ayrı da olabilir) yazılacak; tarih, fiş no, saat, mal cinsleri, toplam gibi diğer bilgiler ise müşteriye verilen birinci nüshadakiyle aynı olacak şekilde kayıt altına alacaktır.

3- Elektronik Kayıt Ünitesi İhtiva Eden Ödeme Kaydedici Cihazların Özellikleri

Elektronik kayıt ünitesine sahip ödeme kaydedici cihazlar, yukarıdakilere ilaveten aşağıdaki fonksiyonları da yerine getirecektir.

- Elektronik kayıt yapabilme özelliğine sahip ödeme kaydedici cihazlar, "elektronik kayıt ünitesi" takılı olmaksızın çalışmayacaktır.

- Elektronik kayıt üniteleri, ödeme kaydedici cihazlara takıldığı anda, cihaza ait firma kodu ve cihaz sicil numarası ile birlikte en az dört hanelik bir sıra numarası elektronik kayıt ünitesine otomatik olarak kayıt edilecektir. Hangi ünitenin hangi sicil numaralı ödeme kaydedici cihaz ile çalışmış olduğunun anlaşılmasını sağlayacak şekilde söz konusu numaralar, her takılan elektronik kayıt ünitesinde sıralı artış gösterecektir.

- Her bir elektronik kayıt ünitesine ait sıra numarası, ödeme kaydedici cihazlardan alınması zorunlu olan "Z" raporu üzerine otomatik olarak basılacak ve mali hafızaya kayıt edilecektir.

- Ödeme kaydedici cihaz ile birlikte çalışan aynı elektronik kayıt ünitesi çıkarılıp tekrar yerine takıldığında ödeme kaydedici cihazın çalışmasında bir sorun olmayacak ve kayıt işlemleri kaldığı yerden devam edecektir. Ancak, elektronik kayıt üniteleri bir yenisiyle değiştirilmeden önce, "Z" raporu alınması zorunludur.

- Elektronik kayıt ünitesi, ödeme kaydedici cihazdan çıkarılıp yeni bir kayıt ünitesi takıldığında, ödeme kaydedici cihaz ile yeni kayıt ünitesi arasındaki karşılıklı tanıtım işlemleri otomatik olarak yapılacağından, bir önceki elektronik kayıt ünitesi ödeme kaydedici cihaza tekrar takıldığında sadece bilgi okuma işlemine izin verecek ve hiçbir şekilde yeni kayıt kabul etmeyecektir.

- Elektronik kayıt ünitesi, bilgisayar veya özel bir cihaz yardımıyla okunabilir yapıda olacaktır.

4- Elektronik Kayıt Ünitesi Detay Raporu

Elektronik kayıt ünitesine sahip ödeme kaydedici cihazlar, "Elektronik Kayıt Ünitesi Detay Raporu" basma özelliğine sahip olacaktır. Söz konusu raporda her bir elektronik kayıt ünitesi için ayrı ayrı olmak üzere;

a) Ünitede kayıtlı "Z" raporu aralığı (ilk ve son Z raporunun tarihleri ve  numaraları),

b) Elektronik kayıt ünitesinin sıra numarası,

c) Ünitede kayıtlı ilk ve son satış fişlerinin tarih, numara ve saatleri ile ait oldukları "Z" raporu numaraları,

d) Ünite kapasitesinin kullanılan ve kullanılmayan satırlarına ilişkin bilgiler,

belirtilecektir.

Satış fişleri veya raporlar ödeme kaydedici cihaz yazıcısından tek tek veya dönemsel olarak basılabilecektir. Bu şekilde basılan satış fişleri ve raporlar, elektronik kayıt ünitesine tekrar kaydedilmeyecek ve söz konusu fiş ve raporların üstünde ve altında büyük harflerle (kalın yazılımlı) veya değişik renklerde "MALİ İŞLEM DIŞI" ve ayrıca "SATIŞ FİŞİ KOPYASI" veya "RAPOR KOPYASI" ibaresi yazacak, üzerlerine mali sembol basılmayacaktır. Satış fişi ve rapor kopyalarına yeni tarih, saat ve fiş numarası verilmeyecektir.

 B- Akaryakıt Pompalarının Ödeme Kaydedici Cihazlara Bağlanması Mecburiyeti

Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında 3100 sayılı Kanun uygulaması ile ilgili olarak akaryakıt pompalarının ödeme kaydedici cihazlara bağlanması mecburiyeti hakkında aşağıdaki açıklamaların yapılmasına gerek görülmüştür.

Anılan Kanunla ilgili 593 ve 664  Seri No.lu Ödeme Kaydedici Cihaz Genel Tebliğlerinde, akaryakıt istasyonu işletmecilerinden (LPG dahil), 2004 yılı akaryakıt satışları toplamı 1 Milyon YTL’nın (1 Trilyon TL) altında kalanlar ile 2005 yılında işe başlayanların akaryakıt pompalarını ödeme kaydedici cihazlara bağlatma mecburiyetlerinin 1/1/2006 tarihinde başlayacağı, bahsi geçen mükelleflerin bu tarihe kadar Bakanlığımızdan onay alan ödeme kaydedici cihaz firmalarına müracaat ederek pompalarına bağlanacak cihazların alımına ilişkin siparişi belgelendiren ve montaj tarihini ihtiva eden yazılarını alacakları açıklanmıştı.

Mecburiyetleri daha önce başlamış olan mükelleflerin kurulum işlemlerinin halen devam etmesi ve  montajı gerçekleştiren pompa yetkili servis elemanlarının sayı olarak kısıtlı olması nedeniyle akaryakıt pompalarını ödeme kaydedici cihazlara bağlatma mecburiyetleri 1/1/2006 tarihinde başlayan mükelleflere ilişkin bahse konu tarih 1/7/2006 olarak yeniden belirlenmiştir.

2005 yılı da dahil olmak üzere, 1/5/2006 tarihine kadar işe başlayan mükelleflerin akaryakıt pompalarını ödeme kaydedici cihazlara bağlatma mecburiyetleri 1/7/2006 tarihinde başlayacaktır.

1/5/2006 tarihinden sonra işe başlayan mükellefler ise işe başlama tarihinden itibaren 60 gün içerisinde akaryakıt pompalarını ödeme kaydedici cihazlara bağlatmış olacaklardır.

C- Ceza

Yukarıda belirlenip açıklanan usul ve esaslara uymadıkları tespit edilenler adına, işledikleri fiile göre 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ile 3100 Sayılı Kanunda yazılı cezalar kesilecektir.

Tebliğ olunur.

1  10 Ocak 1961 tarih ve 10703 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.

2 15 Aralık 1984 tarih ve 18606 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.

3  20 Nisan 2004 tarih ve 25439 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.

4 13 Ekim 2005 tarih ve 25965 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.